Workshop KPI-gedreven procesoptimalisatie bij Vlaanderen Connect

De workshop bood een mooie kans om het optimalisatieframework dat we bij Skryv hanteren voor te stellen. Via dit framework beschrijven we elke dienstverlening of dossiertype aan de hand van 7 objectieve karakteristieken die meetbaar en opvolgbaar zijn via eenvoudige KPI’s. Op basis van deze zeven kenmerken bepalen we een unieke vingerafdruk voor elk dossiertype en definiëren we gerichte verbeteracties om KPI’s in de gewenste richting te laten evolueren.

1. Snelheid: wat is de gemiddelde doorlooptijd van een doorsnee dossier? Kan het sneller of wil je net wat extra tijd voor reflectie inbouwen? Wat is meest wenselijk? En hoe verhoudt zich dit tot de wettelijk bepaalde termijnen?
2. Behandelingsstijl: hoeveel gebruikerstaken zijn er gemiddeld per dossier? Gaat het overwegend om administratieve taken of is er nood aan het oordeel van één of meerdere experten?
3. Input: hoeveel inputdata wordt opgehaald per dossier? Is die data eerder strikt, minimaal en gestructureerd? Of is er ook ruimte voor ongestructureerde info?
4. Output: hoeveel outputdata wordt geproduceerd per dossier? Wat is de aard van deze output? Gaat het om een gestructureerd antwoord?
5. Tools & omgevingen: aan welke tools en omgevingen raakt het proces? Blijft het dossier volledig binnen de scope van één backoffice? Of staat dossierinformatie verspreid over meerdere tools en systemen?
6. Volume: hoeveel dossiers zijn er per tijdseenheid? En hoeveel dossiers zijn er op elk gegeven moment gemiddeld in behandeling (work in progress)?
7. Automatisatiegraad: hoeveel procent van de processen wordt volledig automatisch afgehandeld? En hoeveel procent gaat door de handen van een dossierbehandelaar of expert?

Dankzij de ingebouwde Camunda procesmotor beschikt Skryv over kant-en-klare tools om procesdefinities en al hun gelinkte unieke procesinstanties tot in het kleinste detail te monitoren. Zo kunnen we KPI’s in realtime opvolgen en vaststellen welk effect de verbeteracties hebben.

Onze workshop kon op de belangstelling van meer dan 100 Vlaanderen Connect werknemers rekenen.

Heb je ook interesse in BPMN of in KPI-gedreven procesoptimalisatie? Schrijf je dan in voor één van onze webinars of opleidingen.

Wil je weten hoe deze aanpak voor jou in de praktijk kan werken? Neem dan rechtstreeks contact met ons op.