Schadelijders kunnen onder specifieke voorwaarden een tegemoetkoming bij het Vlaams Rampenfonds aanvragen. Na goedkeuring krijgen zij een gedeeltelijke compensatie uitbetaald. Sinds 2019 verloopt deze dienstverlening digitaal op basis van het Skryv platform. Kris Verhasselt, teamverantwoordelijke bij VRF, legt uit hoe de samenwerking met Skryv in elkaar steekt.
Doelstelling van de dienstverlening
De kerntaak van het VRF bestaat uit twee grote luiken: enerzijds erkenning van natuurrampen op basis van ingediende schademeldingen, anderzijds de tegemoetkoming op basis van aanvragen ingediend door schadelijders. De dienstverlening brengt typische piekbelastingen met zich mee, waarbij het team – bestaande uit vaste medewerkers en externe experten – soms honderden dossiers tegelijk moet verwerken. Externe medewerkers wisselen bovendien frequent, wat extra uitdagingen met zich meebrengt.
Kris Verhasselt: “Typisch voor deze dienstverlening is de afwisseling tussen pieken en dalen. Op drukke momenten kunnen er honderden dossiers binnen een heel kort tijdsbestek binnenlopen.”
Situatie vóór Skryv
Tot 2019 verliep de volledige dossierafhandeling bij het VRF nog op papier. Communicatie gebeurde per brief, documenten werden gescand, geprint,gemaild of via post verzonden. Remote werken was voor medewerkers moeilijk, de foutenlast lag hoger en de doorlooptijd was - zeker in piekperiodes - traag. Ook de onboarding van nieuwe medewerkers kostte meer tijd en energie.
Kris Verhasselt: “Tot 2019 verliep onze dienstverlening nog grotendeels op papier. Dit leidde tot de klassieke pijnpunten zoals een tragere dienstverlening en een hogere kans op fouten.”
2018 als kantelpunt
In 2018 volgde het kantelpunt en ging het VRF op zoek naar een digitale oplossing. Aanleiding was een forse uitbreiding van de scope en de nood om piekbelasting veel beter te kunnen opvangen. Door het nieuwe decreet “Rampenschade” van 2019 werd het Vlaams Rampenfonds bijkomend verantwoordelijk voor de dossierbehandeling van landbouwrampen, dus bovenop het bestaande pakket ‘algemene natuurrampen’. De bestaande, papieren werkwijze bleek niet langer houdbaar om deze groei efficiënt op te vangen.
Kris Verhasselt: “De combinatie van de oplopende dossierachterstand bij piekbelasting en de uitbreiding van onze scope, dwong ons om in 2018 te switchen naar een performante, digitale oplossing.”
Waarom Skryv?
De keuze viel op Skryv vanwege het out-of-the-box karakter en de snelle inzetbaarheid. De oplossing is flexibel en laat toe om de dienstverlening snel aan te passen aan wetswijzigingen. Dankzij het open karakter kan Skryv eenvoudig koppelen met verschillende platformen die essentieel zijn voor de werking van het Vlaams Rampenfonds. Zo zorgt de koppeling met MAGDA ervoor dat gegevens over burgers en ondernemingen rechtstreeks uit authentieke overheidsbronnen worden opgehaald. DOSIS en eBox maken een efficiënte en digitale communicatie met de burger mogelijk, bijvoorbeeld voor het versturen van meldingen of het ontvangen van documenten. Via een automatische koppeling met het boekhoudsysteem van de Vlaamse Overheid ( OraFin) wordt gezorgd voor een effectieve uitbetaling van de tegemoetkomingen aan de rechthebbenden. ACM/IDM vormt tot slot de schakel naar het centrale gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid, zodat toegangsrechten en gebruikersbeheer vlot verlopen.
Bovendien is data uit Skryv eenvoudig exporteerbaar, denk bijvoorbeeld aan het aantal ingediende aanvragen, het aantal goedgekeurde claims of het totaalbedrag aan uitbetaalde schadevergoedingen. Deze gegevens zijn cruciaal voor de rapportering aan de Vlaamse Regering en voor het opvolgen van de werking van het fonds.
Kris Verhasselt: “De belangrijkste vereiste was dat de oplossing snel operationeel zou zijn en dat het gedrag van de applicatie flexibel aanpasbaar zou zijn in functie van wijzigende wetgeving.”
Vanden Broele als partner
De samenwerking met Vanden Broele wordt door het VRF als menselijk, praktisch en doelgericht ervaren. Vanden Broele is een lokale speler op de Belgische markt en al meer dan 60 jaar actief binnen de publieke sector. Het bedrijf heeft een sterke reputatie opgebouwd dankzij zijn goede ondersteuning en kwaliteitsvolle werking. Die jarenlange ervaring en kennis van de noden van overheidsdiensten zorgen ervoor dat Vanden Broele niet alleen een betrouwbare leverancier is, maar ook een echte partner die meedenkt en maatwerk levert waar nodig.
Kris Verhasselt: “De samenwerking met Vanden Broele verloopt vlot. Doorheen de jaren heb ik een uitstekende werkrelatie opgebouwd met Wim. Hij volgt het project op en levert ook het benodigde maatwerk.”
Herbekijk het webinar
Ben je benieuwd en wil je nog meer te weten komen over de samenwerking tussen VRF en Skryv? Herbekijk dan het webinar dat we gemaakt hebben in november 2025.
Boek een demo
Vlot en flexibel processen digitaliseren? We tonen graag hoe u aan de slag gaat met Skryv.
Boek uw demo
