Op vlak van burgergerichte dienstverlening staan dossierbehandelaars en hun teamleads voor de uitdaging om twee werelden met elkaar verzoenen: enerzijds mondige burgers en hoge verwachtingen vanuit de politiek, anderzijds de toenemende complexiteit van regelgeving en procedures, alsook de moeizame zoektocht naar nieuwe collega’s op een te krappe arbeidsmarkt.
Uiteindelijk komt alles neer op de eeuwige vraag: ‘Hoe kan je meer doen met minder middelen?’. De digitale transformatie van de overheid speelt hierbij een centrale rol, maar in de praktijk blijkt de zoektocht naar geschikte tooling vaak een struikelblok te zijn. Gelukkig is er met Skryv een oplossing perfect op maat van administraties binnen de overheid.
Waarom Skryv?
Begeleiding met context en instructies
Skryv werkt op basis van vooraf gedefinieerde procesdefinities. Het leidt elk dossier in goede banen en schotelt op het juiste moment de juiste taken aan de juiste gebruikers voor, en bovendien nog eens vergezeld van de juiste context en instructies. Dankzij deze begeleiding hoeven dossierbehandelaars de procedure niet meer tot in elk detail te kennen. Dit biedt de vrijheid om hun inzetbaarheid te verhogen en hen flexibel te laten meedraaien in verschillende dienstverleningen. Bovendien botsen nieuwe collega’s niet meer op die steile leercurve waardoor ze sneller hun weg vinden binnen het takenpakket.
Ontzorging door automatisatie en gebruik van AI
Naast begeleiding biedt Skryv ook ontzorging, want het is in staat om heel wat manuele, repetitieve handelingen te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het opzoeken en overtikken van persoonsgegevens, het opstellen en versturen van communicaties naar de burger of het maken van routinematige beslissingen op basis van gegevens in het dossier. Daar waar mogelijk en wenselijk, kan ook artificiële intelligentie een rol spelen zoals bij het automatisch scannen van documenten om daar vervolgens de juiste gegevens uit op te halen.
Consistentie & betrouwbaarheid
Dankzij het gebruik van vooraf gedefinieerde procesdefinities blijft de dienstverlening maximaal consistent. Elk dossier wordt volgens dezelfde workflow afgehandeld, waardoor het risico op procedurefouten minimaal blijft. Zo hoeven diensthoofden en experten niet voortdurend te interveniëren, maar kunnen ze de juiste focus leggen in hun werk. Bovendien worden alle acties netjes gelogd, wat een troef is in het kader van auditering en compliance-controles.
Kortere doorlooptijden
Skryv helpt om de doorlooptijd van een dossier binnen het vooropgestelde tijdsbestek te houden. De taakverdeling gebeurt automatisch waardoor na het afwerken van de ene taak, de volgende taak onmiddellijk al beschikbaar is. Hierdoor gaat geen tijd verloren en kunnen dossierbehandelaars de nodige snelheid maken.
Plaats- en tijdsonafhankelijk werken
Skryv is cloud-based en heeft een gebruiksvriendelijke backoffice die toelaat om paperless, alsook plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. Dit maakt de zoektocht naar nieuwe dossierbehandelaars makkelijker, want de geschikte kandidaat hoeft niet per se dichtbij kantoor te wonen en 100% beschikbaar te zijn binnen de diensturen.
Overzichtelijke backoffice
De verzorgde backoffice heeft overzichtelijk karakter. Dossierbehandelaars vertrekken ofwel vanuit een geprioritiseerde takenlijst, ofwel vanuit een op deadline gesorteerde dossierlijst. Vandaaruit kunnen ze navigeren naar een specifieke taak, dan wel naar een dossierpagina. Het geheel oogt rustig en dat maakt dat dossierbehandelaars er vlot mee aan de slag kunnen. De Skryv backoffice is een generieke oplossing die ondertussen al bij meerdere administraties in gebruik is. Bovendien kan je met één backoffice een veelheid aan dienstverleningen ondersteunen.
Gecentraliseerd & geautomatiseerd teambeheer
Via de backoffice admin pagina krijgen diensthoofden en teamleads alle tools in handen om hun dossierbehandelaars gecentraliseerd aan te sturen. Taaktoewijzing verloopt automatisch volgens vaste regels, maar kan evengoed manueel gebeuren.
GDPR-compliant
Dankzij een uitgekiend rechten- en rollensysteem blijft toegang tot dossiers beperkt tot het strikt noodzakelijke. Dossierbehandelaars zien enkel wat ze nodig hebben om hun taak tot een goed einde te brengen. Dit garandeert niet alleen de privacy van de burger, maar biedt ook rust voor dossierbehandelaars die niet langer afgeleid worden door een overdaad aan informatie. Skryv laat bovendien toe dat bepaalde dossiers na verloop van tijd automatisch geanonimiseerd worden en/of dat bepaalde vooraf aangeduide gegevens uit het dossier verdwijnen.
Eenvoudige rapportage
Hoeveel dossiers hebben jullie het afgelopen jaar gehad? Hoeveel aanvragen zijn er goedgekeurd, dan wel afgekeurd? Wat waren de frequentst voorkomende afkeuringsgronden? Dit zijn vragen die soms moeilijk te beantwoorden zijn. Skryv houdt al je data structureel bij en stelt deze via een simpele exportfunctionaliteit ter beschikking van een business intelligence tool waardoor rapportage eenvoudig wordt.
Skryv als strategische langetermijnpartner
Wie kiest voor Skryv, kiest voor een toekomstgerichte oplossing die administraties ondersteunt in hun digitale transformatie. Dankzij de combinatie van procesautomatisatie, gebruiksvriendelijke backoffice en slimme teamsturing, biedt Skryv een antwoord op de uitdagingen van vandaag én morgen.
Skryv is een product van Vanden Broele, een bedrijf dat al ruim zestig jaar actief is binnen de publieke sector.
