Wat werd er gevraagd?

Urban.brussels (de Brusselse administratie voor Stedenbouw en Erfgoed) en leefmilieu.brussels (de Brusselse administratie voor Milieu en Energie) sloegen de handen in elkaar om het informatieaanbod overzichtelijker te maken en de aanvraagprocedure te vereenvoudigen.

Dat resulteerde in het bundelen van de Energiepremies, de Premie voor de renovatie van het woonmilieu en de Premie voor de verfraaiing van gevels in één overkoepelende RENOLUTION-premie.

Dankzij de vereenvoudiging verlopen alle aanvragen nu via IRISbox, het elektronische loket van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dat loket bepaalt automatisch of het dossier ter behandeling doorgestuurd wordt naar urban.brussels of naar leefmilieu.brussels.

Om de aanvragen vlot en efficiënt te behandelen vroeg urban.brussels om een gebruiksvriendelijke backoffice op te zetten.

Hoe gingen we te werk?

Samen met Urban gingen we aan de slag. Het was een uitdagend traject omdat het een compleet nieuwe premie betrof waarvoor nog geen bedrijfsprocessen waren gedefinieerd. Gelijktijdig met de opbouw van de backoffice werden die processen en workflows bepaald.

De volledige applicatie bouwden we iteratief op aan de hand van bevragingen, demo’s en gebruikerstesten. Zo slaagden we erin noden van de coördinatoren en dossierbehandelaars te begrijpen én onmiddellijk in Skryv om te zetten naar een werkend proces. Voor eindgebruikers is het erg fijn om hun configuraties meteen in een werkende applicatie te zien functioneren. Dat is ook een goede manier om hen op een snelle manier vertrouwd te maken met de applicatie.

Wat was het eindresultaat?

Met Skryv stellen we Urban in staat om de vele subsidieaanvragen vlot te verwerken. In de gebruiksvriendelijke backoffice integreerden we tal van automatisaties en waar nodig voegden we externe koppelingen toe. Het Skryv-platform beschikt standaard over een ruim aanbod van connectoren. Een efficiënte en veilige feature van ons platform.

Zo is bijvoorbeeld de backoffice gekoppeld aan IRISbox, hét digitale loket van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Voor het ondertekenen van de beslissingen, voorzagen we een koppeling met het digitale ondertekenplatform Elise. Ook een connector naar de databank van leefmilieu.brussels werd voorzien. Op die manier bewaren we het overzicht over de maximum toe te kennen subsidiebedragen.

Ten slotte worden goedgekeurde dossiers doorgestuurd naar hun ERP-systeem voor uitbetaling van de premies. Dit jaar voegen we bovendien nog de verbintenis- en terugvorderingsflow toe. Na vijf jaar wordt telekens gecontroleerd of aan alle premievoorwaarden werd voldaan.

Wie heeft er baat bij?

Door zowel de coördinatoren als de dossierbehandelaars volop te betrekken tijdens het project leveren we met Skryv een voor hen reeds vertrouwd product af. Deze case is dus een perfect voorbeeld van de flexibiliteit en toepasbaarheid van low-code. Door stap per stap te werken, konden we feedback onmiddellijk verwerken en de applicatie samen met de klant continu verbeteren.

Alle betrokken medewerkers beschikken nu over een 360-graden overzicht van alle ondernomen acties. Daardoor wordt de burger sneller begeleid en geadviseerd bij premieaanvragen.  

Nog een leuk weetje: dossiers hoeven niet langer fysiek meegesleurd te worden. Dat maakt het voor de dossierbehandelaars makkelijker om hybride te werken!